- Voorbereiding bestelling
- Bestelling, voorbereiding plaatsing en lokale integratie
- Plaatsing en voorlopige oplevering
Stap 1 – Voorbereiding bestelling
Om de producten van de raamovereenkomst te bestellen, dient u een aanvraag in via het aanvraagformulier. Bij het doorlopen van het aanvraagformulier zal u een dossiernummer (MFC-xxxxxxx) worden toegekend. Hou dit nummer goed bij, want het bundelt al uw toekomstige aanvragen, aanpassingen of bestellingen. Bij het doorlopen van het formulier kiest u standaard voor de optie ‘Raamovereenkomst Agentschap Wegen en Verkeer PCO_TOP_2022_1’. Alle elementen die in het formulier zijn opgenomen, maken deel uit van de raamovereenkomst. Uw aanvraag wordt door het projectteam verwerkt. Binnen 5 werkdagen zal u van Trafiroad een offerte op maat ontvangen. Zodra de offerte binnen uw organisatie is goedgekeurd, kan u een bestelling plaatsen. Daarvoor volgt u stap 2.
Stap 2 – Bestelling, voorbereiding plaatsing en lokale integratie
Een bestelling plaatsen doe je eveneens via het aanvraagformulier. Er zal gevraagd worden om uw eerder gekregen dossiernummer in te geven en het formulier te doorlopen. Bij het verzenden van het formulier wordt de informatie gedeeld met de aanbesteder (Agentschap Wegen en Verkeer) en de projectverantwoordelijken bij Trafiroad en Infopunt Publieke Ruimte. Bij overeenkomst wordt per aangetekende zending een dienstbevel gestuurd naar de opdrachtnemer, Trafiroad NV.
Na ontvangst van het dienstbevel en begeleidende mail, wordt een opdrachtbevestiging per mail gestuurd naar de opdrachtgever. Gelijktijdig begint een parallel proces te lopen: enerzijds zal Trafiroad het nodige opstarten om de plaatsing van de zuil (en desgevallend wegwijzers) voor te bereiden, anderzijds zal de projectverantwoordelijke van Infopunt Publieke Ruimte contact opnemen met de opdrachtgever voor de lokale integratie (naamgeving zuil en cartografie). U kan de lokale integratie alvast voorbereiden aan de hand van de Checklijst diensten op en nabij het Hoppinpunt.
Een volledig overzicht van dit proces vindt u in het document Workflow uitvoering.
Stap 3 – Plaatsing en voorlopige oplevering
Zodra het proces van lokale integratie is afgerond en de zuil is afgewerkt (stap 2) volgen de levering en plaatsing volgens hierna omschreven uitvoeringstermijnen. Zodra de plaatsing is uitgevoerd wordt een BIM-dossier opgesteld door de opdrachtnemer. De procedures hiertoe werden afgesproken tussen de opdrachtnemer en AWV. Als deelnemende entiteit hoeft u hiervoor geen stappen te ondernemen. Dit proces verloopt achter de schermen. Wel dient er een voorlopige oplevering te gebeuren. Dat gebeurt aan de hand van de Checklijst voorlopige oplevering.
Uitvoeringstermijnen
Voor het leveren van een Hoppinzuil heeft de opdrachtnemer 15 werkdagen en voor het plaatsen van een Hoppinzuil 5 werkdagen. Voor het leveren en plaatsen wordt de som gemaakt van de levertijd en de plaatsingstijd.
Voor het demonteren of opbreken van een zuil of wegwijzer heeft de opdrachtnemer 5 werkdagen.
De waarborgtermijn voor deze opdracht wordt vastgesteld op 2 jaar. Deze waarborgtermijn vangt aan vanaf de dag van de voorlopige oplevering.
De definitieve oplevering kan aangevraagd worden op het einde van waarborgtermijn.